Какво е да си Sr HR Support Specialist в Hitachi Solutions Bulgaria?

На каква позиция си в момента и на каква стартира твоя път в компанията?

В момента заемам позицията Senior HR Support Specialist.

Моят път в компанията започна в началото на януари 2023 г. като HR Assistant. Колегите от Англия имаха идея за проект Shared Service Centre, който да изземе част от административните отговорности на екипа. Така стартирахме тестовия проект. С течение на времето все повече процеси се прехвърлиха към нас и Shared Service Centre се доказа и разви. Поехме отговорности и за България и Португалия, като отговаряме за Performance and Skill assessment reviews за цяла Европа.

Как би описала с прости думи ролята на Sr HR Support Specialist?

Бих описала ролята като смес от частен детектив, жонгльор и пъзелист.

Реално координирам много различни процеси – някои на ежедневна, други на ежемесечна и годишна база – и медиирам комуникацията с всички нива. И в много от случаите, най-дребните детайли могат да окажат голямо влияние върху процесите или да са разковничето в решение на критичен проблем.

Ти си част от HR Shared Services центъра в България. Какво означава това на практика и с кои държави работиш най-често?

HR Shared Services в момента се състои от четирима души. Аз работя предимно за Англия. В момента, в който имплементираме нов процес или въвеждаме промяна в някой текущ, уведомявам съответно и колегите от България, Португалия, Франция и Германия, за да осигурим конгруентност.

С какви екипи и колеги комуникираш ежедневно – вътре в организацията и извън нея?

Ежедневно комуникирам с колегите от HR екипа на SSC, с HR колегите от България и Англия, както и с колегите от Operations и Finance.

С IT екипа, който е незаменим за нас и който поддържаме ангажиран ежедневно.

Как изглежда един твой типичен работен ден? С какви казуси най-често се сблъскваш?

Зависи!

За три години в Hitachi Solutions нямам ден с ден да си приличат. По-скоро бих го описала на вълни.

Но ако трябва да дам някаква рамка ще е сутрешната среща с екипа за синхронизация, проверка на текущи запитвания в общата ни HR поща (AskHR), и след това запретване на ръкави и проучване на заплетени ситуации.

Естествено основната ни задача е да осигурим навременна и ефективна асистенция на всичките ни колеги. Приоритет може да е месечният пейрол, годишните ревюта, одитиране на всички данни в системите ни, координиране спонсорирането на визите на колеги от Англия, проследяван на текущи контрактори, координиране на основните бенефити на служителите, администриране на материали и курсове във връзка с нашия L&D, изготвяне и калибриране на всякакви справки. И срещи, много срещи😊

В допълнение участвам и в Hitachi SCR екипа, стараейки се да организираме смислени доброволчески събития и акция за колегите в България.

Какви са основните ти отговорности като Senior HR Support Specialist и как те се различават от по-джуниър HR роли?

Няма да изненадам никого като споделя, че по-джуниър HR ролите са фокусирани върху ежеседмичните и ежемесечни репорти и с ясни и вече установени процеси. В момента, в който има нужда да имплементираме нов процес или променим текущ такъв, се включвам аз да координираме всички системи и стъпки. Тази година примерно за пръв път в Hitachi Solutions въведохме Skill assessment review процес, който е напълно различен от текущия ни Performance annual review. Това бе моя отговорност – да тествам и създам. Всичко това естествено изисква доста време, концентрация и проби и грешки. Нещо, което не винаги можем да си позволим в забързания график.

Какви системи, инструменти и технологии използваш в ежедневната си работа?

Използваме HR модула на Dynamics 365, Power BI репорти, Saba Cornerstone като learning tool и за годишните (и не само) оценки; пейрол платформата за Англия е ADP.

Разполагаме с глобален HR Service Request App и в момента сме в процес на разработване на локална европейска HR ticketing система. Отделно работя с бенефит система, характерна за Англия – Darwin, както и със системите на наши външни вендори – Certn, CAF и Pearson VUE, свързани с ваучери от Microsoft.

Работиш с хора от различни държави, култури и законодателства. Какво е най-предизвикателното в това?

Работата от такава дистанция понякога може да е предизвикателство, особено когато изисква интензивна комуникация с колеги на хиляди километри. Онлайн срещите са верен приятел, но не могат да заместят качеството на комуникацията на живо, за съжаление.

Както споменах, работим с голям обем от различни процеси и бързото превключване на вниманието е приоритетно, но и изтощително. Особено в моментите, в които крайните срокове скорострелно наближават. Да, определено мога да утилизирам и 16 часа работен ден, но няма идеален случай.

Как ролята ти допринася за спокойствието, доверието и доброто employee experience на колегите в компанията?

Много от колегите се изненадват на бързата реакция на Shared Service Centre.

Навременното адресиране на проблемните ситуации или притеснения и търсенето на най-подходяшото за техния случай решение няма как да остане незабелязано от служителите ни.

Какви умения, качества и опит според теб са необходими, за да бъдеш успешен специалист в тази роля?

Да приемеш, че не знаеш всичко. Но че ще направиш всичко възможно да подредиш и този процес, да намериш решение и на този казус, дори ако е с цената на предизвикване на текущия status quo.

Нужни ли са предварителни квалификации, сертификати или специфичен опит, за да започнеш в подобна роля?

Естествено, препоръчително е да има познания в областта, но те не са с приоритетна тежест. Желанието за учене и развиване в една динамична среда, проактивността, емоционалната интелигентност и ангажираността в екипния процес ще са решаващите фактори.

Чувството за хумор е винаги бонус😊.

Какви са най-честите предизвикателства в работата ти и какво ти помага да се справяш с тях?

Ежедневието ми е изключително динамично и съм в постоянно наваксване. Понякога жонглирам с много процеси и не винаги успявам или имам възможност в дълбочина да навляза във всеки текущ проект или запитване и да отделя часове за тестване и задълбочено проучване. И няма да има изненадани да кажем,че точно тогава идват пропуските и грешките. Преодолявам разочарованието си с постоянната си мантра, че всяка грешка е нов урок.

Дълго време си имах и списък , озаглавен „Какво научих днес…“, който почти всеки ден попълвах. Някой беше казал, че „опит“ е просто другото название на грешките ни.

От друга страна си давам сметка, че точно тази динамика е факторът, който ми предизвиква искрата на любопитство към утрешния работен ден.

Кое ти носи най-голямо удовлетворение в ролята?

Научаването на нещо ново и „Еврика“ моментите в супер заплетените случаи.

Вкарването на лек ред в хаоса или понякога хаос в реда, за да работим ефективно.

Тази година с колегите SCR организирахме „Септември месец на здравето“ кампания. Това ни изтощи с координацията, но зареди много със смислените послания, които отправихме и обратната връзка, която получихме. 

Определено такива моменти носят за мен най-голямо удовлетворение.

Какво според теб хората най-често не осъзнават за HR Support ролята?

Колко динамична и многопластова е тя.

Какво би посъветвала хората, които обмислят кариера в HR Shared Services или HR Support при нас?

Embrace uncertainty.

И за финал – едно изречение, което най-добре описва смисъла на твоята работа.

We rise by lifting others! 😊