Какво е да си Methodology & IP в Hitachi Solutions Bulgaria?

Ролята Methodology & IP Administrator често съществува в консултантски или IT фирми с утвърдени процеси и вътрешни стандарти. Обикновено тя е свързана с:

• управление и поддържане на методологии и вътрешни рамки (frameworks) за проекти;
• работа с вътрешна база знания (knowledge base);
• събиране, структуриране и поддържане на Intellectual Property (IP), като шаблони, инструменти, подходи и методи, извлечени от проекти;
• подпомагане на консултантски екипи с методически насоки;
• управление на документация и версии.

На каква позиция си и какво представлява тя в нашата организация?

Заемам позицията Methodology & IP Administrator, която отговаря за всички документи, с които разполага Hitachi Solutions за цяла Европа. Отговарям за английската и немската библиотека. Това включва обработване на документи, актуализации, форматиране, преводи, редакция. Също така контролиране на документи, които са стари, архивиране. Всичко трябва да бъде много прецизно прегледано и обработено, за да бъдат договорите и всички документи представени на клиентите, с които работим.

Това е само част от задълженията ми като администратор на авторски права.

Работа с Flow Builder

В последната една година, разработихме система наречена Flow Builder, която е събрала всички процеси на фирмата на едно място. Тя е с изкуствен интелект и модерен дизайн, за удобството на всички, които я използват. Там се съдържат всички методологии на Consensus, като изградихме процесите наново от самото начало. Започнахме да работим и с Hitachi Solutions America, като изграждаме техните процеси.

Създаване и поддръжка на процеси

Също така създавам и вътрешни процеси за различните отдели на фирмата.

Системата поддържа не само процеси за Consensus, също и ISO и IPL (Industry Process Library).

Като Methodology & IP Administrator се работи и тясно свързано с всички други отдели на фирмата, както и с PMO екипът, относно всички юридически документи и договори към клиенти.

Позицията е изпълнена с детайли, процеси на фирмата и е една от най- важните и съставни части в процеса на работа в Hitachi Solutions.

Ние пишем правилата, за да има структура и добра организация. 🙂

Какъв е екипът, в който работиш?

Екипът, в който работя е прекрасен. При нас екипът е така да се каже разделен на две. Eдната част е IP, другата Methodology. Ние сме активни и в двете, но едното е повече технологичната част на работата, другото функционалната. В екипa имаме хора, които програмират и отговарят изцяло за техническата част на системите. Ние отговаряме за функционалната част, като също сме силно обвъзрани и с техническата, като форматиране, правилно оформление и сега в момента изцяло програмиране и съставяне на нови шаблони и докуемнти, в които тясно работя с останалата част от екипа, които програмират и помагат с кодиране и тн.

Какви са основните ти отговорности като Methodology & IP Administrator?

Основните отговорности са английската и немската библиотека да бъдат изцяло актуализирани, както и всички договори да са юридически и правно завършени и готови за представяне към клиентите.

Основната система Flow Builder трябва да е също актуализирана с процесите.
Други мои отговорности са: изграждане на нови процеси, обработка, актуализиране на вече съществуващи такива.

С кои отдели си в най-чест контакт?

С юридическия отдел в Германия, с отделите PMO, Delivery, LTS, Pre–Sales.

Какви типове съдържание или знания администрираш и поддържаш (напр. шаблони, методологии, документи, уроци от проекти)?

Отговарям за шаблоните на Consensus и методологиите Agile CE, Essentials, Werfall, Agile – D&A, Agile – Central Government, Agile- Azure.
Това включва и цялостно разбиране, съставяне, обработване и изграждане на процеси за различните проекти, следване на правилната методология, както и прилежащите фази към нея.

Работиш ли по създаване и актуализация на вътрешни процеси и стандарти? Как се случва това?

Актуализация на съществуващи процеси

Да, това е едно от основните неща, които правя в последната една година. Получавам информация от мениджъра на отдела ни, кои процеси трябва да се актуализират или създадат, правя план на база информацията, която съм получила. Ако процесът е вече съществуващ и се изисква актуализация, преглеждам всички документи, прилежащи към този процес и започвам да изграждам структурата според промените, които се изискват. След това го съгласувам с мениджъра ми и той дава одобрение.

Създаване на процеси

Когато се изгражда изцяло нов несъществуващ процес, се представя модел, който да бъде следван. Трябва да се запозная изцяло с проекта и същината на главната идея и цел на процеса преди да го построя. В тясна комуникация съм с отдела и хората, които са заявили, че имат нужда от процесите. След това се изгражда самият процес и отново се изпраща за одобрение от възложителите. Разбира се, при нужда се правят и допълнителни последствия.

Какви технологии използваш?

Най-често използвам Copilot, DeepL, SharePoint и Azure DevOps.

Какви умения, качества и сертификати според теб са ключови за успеха в тази роля?

Бих ги определила по следния начин:

• Time management – eдни от най- важните качества за ролята са силна дисциплина и добро планиране и разпределение на задачите за деня, както и спазването на срокове.
• Търпение – тук се работи с детайлите и те изискват повишено внимание и силна концентрация.
• Гъвкавост спрямо различните ситуации – често се случва да се направи някаква промяна в документ, който е необходим да се предостави на клиент в определен срок.
• Компютърни умения – професионално владеене на програми като Word, Excel, PowerPoint, Visio
• Познаване на методологията и процесите в дълбочина.
• Колаборативност – готовност за помощ на другите отдели свързана с процеси, документи и системи.
• Умения за работа с изкуствен интелект и желанието за бъдещо надграждане и изучаване на нови системи, методи на работа, както и запознаване в дълбочина с различните проекти.

Какви са твоите предизвикателства в работата?

Предизвикателство е да си мултифункционален през по- голяма част от времето и да успяваш да се концентрираш и изпълниш задачите върху няколко различни неща едновременно.

Но това не е проблем, когато обичаш това, което правиш.

.

Какво е твоето удовлетворение в работата?

Подкрепата и признанието от екипа – това е най- големият подарък, когато приключи работният ден. Усещането да знаеш, че си не само полезен за другите, но и си напълно вътрешно удовлетворен за свършената работа.

Как тази роля допринася за подобряването на процесите и ефективността в организацията?

Ролята според мен е една от най- съществените, защото ако една фирма няма процеси, които да следва, трудно би функционирала. Полагането на структура и концепция за процесите, помага за ефективността на работа и помага на хората в различните отдели по-лесно да предоставят една завършена форма на услугите, които предлагаме по един професионален начин и отношение към детайла.

Какъв съвет би дала на хората, които обмислят да кандидатстват при нас за ролята на Methodology&IP специалист?

Ако имат отношение към детайла, това е правилната работа за тях.

Т.е. бих ги посъветвала да наблягат на това. В Hitachi Solutions се учиш не само на търпение, но и на добра организация на личното време и спазване на срокове. Също така ролята помага за развиване и надграждане в областта на методологията, процесите и до много голяма степен правни норми и изисквания за различнiте държави.

Необятна материя, от която винаги има какво да научиш.

И едно мотивиращо изречение за финал! 

Когато влагаш сърцето си в това, което правиш, резултатът е винаги красив! 🙂