Team Spotlight – Project Operations екипът на Hitachi Solutions Bulgaria

Мария, как би описала ролята на Project Operations екипа в Hitachi Solutions Bulgaria??

Project Operations е една от онези функции, които често работят „зад кулисите“, но имат много видимо отражение върху ежедневния ритъм на бизнеса.
Ролята ни е да осигуряваме стабилност, точност и последователност в ключови процеси. Работим по създаването и поддръжката на клиентски проекти в Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, една от основните бизнес системи в компанията. Участваме в дейности като работа с договори, фактуриране, финансово проследяване, одити, месечни приключвания и отчетност.

За мен най-важното е, че Project Operations не е просто административна функция. Ние сме партньор на бизнеса. Помагаме на проектните екипи да се фокусират върху клиентите, като същевременно поддържаме надеждни данни, ясни процеси, добра проследимост и контрол.

Как изглежда един типичен ден за вашия екип?

Ежедневието ни е динамично и много зависи от периода в месеца. Има дни, в които фокусът е върху създаване и поддръжка на проекти, поддръжка на данни, фактуриране, приходно отчитане, работа с договори или разрешаване на конкретни казуси.
В други моменти, особено около месечното приключване, работим много интензивно и координирано, защото имаме ясни крайни срокове и зависимости между различни процеси и екипи.
Всеки в екипа има свои отговорности и клиенти. В ключови моменти обаче работим като едно цяло, споделяме информация, помагаме си и заедно намираме решения. За мен е важно хората в екипа да имат свободата да организират деня си и да поемат отговорност за задачите си, но също така да знаят, че не са сами, когато възникне сложен казус.

Кои са най-големите предизвикателства в работата на Operations екипа?

Едно от най-големите предизвикателства е балансирането между много паралелни теми. Работата ни изисква често превключване между клиенти, държави, системи, договори, вътрешни процеси и спешни въпроси.
Голяма част от задачите ни са свързани и с работата на други екипи. Затова понякога се получава своеобразен „домино ефект“ – ако информация или документи не са налични навреме, това влияе върху нашите срокове и следващите етапи от процеса.
Предизвикателство е и променливият обем работа. Той зависи от нови проекти, подписани договори, одити, финансови цикли, тестове на нови процеси и вътрешни инициативи. Именно затова добрата организация, ясната комуникация и взаимната подкрепа са толкова важни за нас.

С кои екипи работите най-тясно?

Една от най-хубавите и едновременно най-сложни страни на Project Operations е, че работим с почти всички ключови звена в компанията.
Най-тясно си сътрудничим с Delivery и PMO при създаването и поддръжката на проекти. Работим заедно по управление на проектни данни, фактуриране, приходно отчитане и подобряване на процесите.

С Финанси работим по фактуриране, одити, месечни приключвания и вътрешни контроли. С Lifetime Services си партнираме по проекти и абонаментни услуги, а с Човешки ресурси по обучението и въвеждането на нови колеги.

Работим и със Sales, Marketing & Alliances по различни инициативи, включително проекти, свързани с програми за финансиране и партньорски инициативи на Microsoft. Тази широка мрежа от партньорства ни дава много добър поглед върху това как функционира бизнесът като цяло.

Какви качества правят един човек успешен в Operations?

Успешният човек в Project Operations е организиран, отговорен и внимателен към детайла, но също така гъвкав и спокоен в динамична среда.
Много важни са аналитичното мислене, комуникацията и желанието да разбереш не само какво трябва да се направи, но и защо е важно. Също толкова ценни са екипността и позитивната нагласа.
Именно затова работата в Project Operations е подходяща за хора, които обичат да организират процеси, да решават комплексни казуси и да работят с различни екипи в динамична бизнес среда.

Как се вписват новите хора в екипа?

Щастлива съм, че през последните години неведнъж съм получавала обратна връзка от нови колеги, че са се почувствали част от екипа още от самото начало.
При нас екипният дух, взаимната помощ и откритата комуникация са изключително важни. Имаме структуриран процес за въвеждане на нови колеги, а всеки нов човек разчита и на подкрепата на по-опитен колега, който помага с ориентацията, обучението и ежедневните въпроси.
Освен формалното въвеждане, залагаме много на менторството, търпението и подкрепата. Работата ни е комплексна и изисква време, за да се натрупа увереност. За нас е важно новите хора да бъдат любопитни, да задават въпроси и постепенно да изграждат самостоятелност.

Кой е моментът или проектът, с който се гордеете най-много?

Трудно ми е да избера само един момент, защото се гордея с много неща, които екипът е постигнал.
Една от инициативите, които са ми особено ценни, е нашият Team Job Jar – ежемесечен форум, в който работим по идеи за подобрение на процеси, документация, инструменти и начина ни на работа.
Тази инициатива ни помага да подобряваме услугата, която даваме на бизнеса чрез по-ясни инструкции, по-ефективни процеси и по-малко ръчна работа. В същото време дава възможност на хората в екипа да поемат малки инициативи, да развиват лидерски умения и да виждат реалния ефект от собствените си идеи.

Един въпрос, три гледни точки

Какво ви помага да намирате баланс в динамичното ежедневие?

Мария: Добрата организация и ясните приоритети.

Вероника: „Старая се да планирам разумно ежедневните си задачи, което ми дава възможност да реагирам спокойно при промени или неочаквани ситуации. Харесва ми ежедневно да отделям време за себе си и да релаксирам.“

Богдана: „За мен балансът идва от добрата организация, ясното подреждане на приоритетите и осъзнатото разпределяне на времето между работата и личния живот. Извън работата най-много ме зарежда времето, прекарано с любимите ми хора, както и игрите с моите домашни любимци.“

Кое е нещото, което най-много цениш в работата с твоя екип?

Мария: „Доверието, подкрепата и готовността да си помагаме.“

Вероника: „Най-любимото ми от всичко е доверието, което имаме помежду си, както и емпатията.“

Богдана: „Най-много ценя подкрепата и доверието помежду ни. Знам, че винаги мога да разчитам на колегите си, а това прави ежедневната работа много по-приятна и ефективна.“

Запознайте се с част от Project Operations екипа

⚡ Бърз блиц с екипа! 🙂

Мария, какво според теб хората често не знаят за Operations екипа?

Често хората виждат само крайния резултат от нашата работа – например проектен код, фактура, отчет или промяна в системата. Това, което не винаги се вижда, е колко анализ, проверка, координация и преценка стоят зад тези действия.
Project Operations понякога се възприема като изцяло административна функция, но реалността е различна. Работата изисква добро разбиране на договори, финансови процеси, системни зависимости и бизнес контекст. Почти всеки казус има своите особености и често трябва да намерим правилното решение, а не просто най-бързото.

Какво прави екипа ти различен?

Мисля, че ни отличава комбинацията от широка бизнес перспектива и много практична стойност. Работим с почти всяко звено в компанията и това ни дава добро разбиране за връзката между различните процеси.
В работата ни има интересен баланс между ясно структурирани дейности и постоянно появяващи се нови казуси. Това прави ролята динамична, развиваща и тясно свързана с реалния бизнес. За мен Project Operations е функция, която носи стабилност, но никога не спира да търси начини да се усъвършенства.

Мисля, че комбинацията между професионализъм, човешко отношение и желание за развитие е едно от нещата, които най-много отличават екипа ни.