Какво е да си Мениджър „Бизнес операции“ (Business Operations Manager) в Hitachi Solutions Bulgaria

На каква позиция си в момента?

Работя като Мениджър „Бизнес операции“ в компанията от 2022 г. насам. Първата ми роля в Hitachi Solutions Bulgaria беше Мениджър Процеси, която прерасна в по-всеобхватната роля на Мениджър Бизнес Операции.

Сподели накратко какво представлява ролята Мениджър „Бизнес операции“ в нашата организация?

Ролята Мениджър „Бизнес операции съществува единствено в нашия отдел “Lifetime Services” – отдел, занимаващ се с проактивни услуги за поддръжка на вече имплементирани Майкрософт решения. Ролята на тази роля е да осигури наличността на важни за поддръжката процеси и системи, които да служат в полза на нашия екип и съответно на нашите клиенти.

Как изглежда един твой типичен работен ден?

Един мой ден е изпълнен с комуникация с различни хора от различни екипи. Работя предимно над задачи, свързани с подобряването на предлаганите услуги, подобряване на нашите вътрешни системи и процеси и управлението на финансите на отдела.

Какъв е екипът, в който работиш? 

Въпреки че съм единственият Мениджър „Бизнес операции“ в компанията, приемам различните отдели, с които работя, като мой екип. Това са хора, пръснати из цяла Европа, специалисти в сферата си, всеки със своето уникално мислене и самоличност. Това, което ни обединява е крайната ни цел – удовлетвореността на нашите клиенти и потенциалното разрастване на бизнеса ни.

С какви екипи /колеги работиш и комуникираш най-често?

Най-често комуникирам с колегите от трите подотдела в Lifetime Services – Продажби и проектиране на услуги, Доставки на услуги и Oперации по обслужване. По-голямата час от тях са позиционирани в Англия и в България, по-малка, но също така важна част от екипа, е позиционирана във Франция, Германия и Португалия.

Какви са твоите задачи и отговорности?

Задачите на Мениджър „Бизнес операции“ са много разнородни, така че няма скучен ден на работа. Ето и кратък списък от задачи в отделните сфери на работа:

• Внедряване на дългосрочни подобрения на предлаганите услуги
• Отчитане на месечните приходи и изготвяне на финансови прогнози
• Създаване и поддръжка на процесите по вътрешни бизнес операции
• Администриране и ценообразуване на договори
• Управление на отношенията с външни доставчици
• Управление на услугата за поддръжка първо ниво, предоставяна на клиентите на Hitachi Solutions

Какви технологии използваш?

Работя с пакета Office365, който се състои от Excel, PowerPoint, Word и SharePoint. MS Teams и Outlook са основна част от нашите вътрешни комуникации. Има моменти, в които използвам Power Bi за определени отчети, а част от управлението на процесите се осъществява в Azure DevOps. В моменти, когато се очаква преходите да бъдат много обширни и подробни, MS Project е много способен спътник. Изкуственият Интелект става все по-значим в ежедневието ни; MS Co-Pilot също се превърна в неразделна част от ежедневната ми работа.

Какви технологии и инструменти използваш, за да си ефективна в работата си?

Едва ли някой ще се учуди, когато кажа, че технологиите, които ползвам, са Майкрософт технологии. Ние сме Майкрософт партньор и сме умели ползватели на Майкрософт технологиите, дори и когато не става дума за работа с нашите клиенти. Денят ми преминава най-често в употреба на Microsoft Dynamics 365 – финансовия и Customer engagement модул. Чрез тях умело следим всичко свързано с нашите клиенти – през фактури и финансови отчети до бъдещи възможности и заявки за работа. Голяма част от работата ми е свързана с това да следя финансовите ни резултати и колко точно са печеливши нашите услуги – ползвам Power Bi за визуализирането на тези така важни за нас данни – така че да може лесно и бързо всеки да достъпи тази информация.

Какви ключови умения и качества са необходими за успешното изпълнение на тази роля?

Често обичам да се шегувам, че Мениджър „Бизнес операции“ върши всичко, което не попада под отговорностите на други роли в отдела – и това е валидно за тази роля и извън Hitachi Solutions. Това означава, че от мен често се очаква да поемам нови и различни задачи, защото бизнеса го изисква. Първото ключово умение, което е небходимо за успешното изпълнение на ролята, е да бъдете отворени към промените, които неизбежно ще настъпят във вашия бизнес. Най-добре е да може да предвидите нуждата за промяна и да въведете промени по процесите или услугите си проактивно – така минимизирате негативни отзиви от клиенти и потенциални загуби за бизнеса. Последващо изискване е да имате познания в областта на финансите – където дойде в употреба образованието ми с профил „Финанси и счетоводство“. Последно, но не по важност, се очаква мениджъра бизнес операции да е организиран, структуриран и самостоятелен – качества, които съм придобила и с опита си преди Hitachi Solutions.

Какви са твоите предизвикателства в работата?

Едно от предизвикателствата на тази роля е да умееш да се фокусираш над задачите, които носят най-голяма стойност за компанията и да можеш да определиш приоритетите си. Най-добрият начин да се справя с това предизвикателство е да търся обратна връзка за работата си, да проверявам до колко свършената от мен работа е полезна и да изслушвам предизвикателствата на хора в моя отдел – това ми дава насока над какви подобрения е нужно да се работи.

Какво ти носи най-голямо удовлетворение в работата ти?

На първо място – когато нашите клиенти са доволни от нас. Било то когато дадат позитивна обратна връзка за услугите ни, преподпишат техния договор с Hitachi Solutions или пък искат да работят с нас по нови проекти. Друго нещо, което ме мотивира, са възможносттите, които компанията ми предлага за развитие. За мен това значи, че компанията има вяра в мен и моите умения и иска да се възползва от това, което имам да предложа. А какво по-хубаво има от това да се чувстваш полезен?

И едно мотивиращо изречение за финал! 

Hitachi Solutions обичат да казват – „Нашите хора ни правят изключителни “– обичам да си го припомням, когато се сблъскам с предизвикателства. Добър съвет в Hitachi Solutions е да бъдете себе си  – никой не може да направи това по-добре от самите Вас.

А сте избрани точно заради уникалните Ви качества, Вашето мислене и начина Ви на работа.