Какво е да си Resourcing Manager в Hitachi Solutions Bulgaria

На каква позиция си в момента?

През пролетта на 2022 г. имах възможността да стана част от семейството на Hitachi Solutions Bulgaria на позиция Мениджър ресурси – Resourcing Manager, която заемам и до днес. В началото бях малко притеснена, защото тази позиция ми беше доста непозната и не бях съвсем сигурна с какво се захващам. За щастие, притеснението ми беше неоснователно – получих топло посрещане в компанията и в новия си екип, солидно обучение и период на адаптация, както и подкрепа във всяка стъпка, която продължава и сега.

Сподели накратко какво представлява Resourcing Manager – Мениджър на Ресурси в нашата организация?

Работата е изключителна интересна, динамична и отговорна. Краткият отговор на въпроса какво прави един Мениджър Ресурси би бил „Намира работа на консултантите“. В Hitachi Solutions се занимаваме с разработка на софтуерни решения, които да оптимизират бизнес процесите, да подобрят производителността или да намалят разходите за клиенти както от различни области на частния сектор, така и от публичния сектор. За да може това да се случи, разполагаме с екип от отлични консултанти с експертиза в разнообразни сфери, подкрепен от солиден технически екип, който „превежда“ бизнес изискванията в код, тестинг екип с бърза мисъл и око към детайла, бизнес анализатори, анализатори на данни, тренинг консултанти и др.. Моята работа е да разпределя всички тези отлични професионалисти в екипи по проектите, по които работим в момента, на база на техните умения и опит, така че да се допълват и заедно да реализират решението за съответния клиент.

Какъв е екипът, в който работиш?

Екипът ми е интернационален и разпръснат в различни части на Европа – в България сме общо три дами, един колега в Португалия и още две дами в Англия, една от които е и мениджърът на Ресурсинг екипа ни. Всички те са не само прекрасни колеги и истински професионалисти, но и забавни и интересни хора. Някои от колегите ми имат над 15г опит в тази професия и винаги мога да разчитам на тях за съвет или подкрепа, да черпя знания и да ставам по-добра в това, което правя. Mежду нас цари подкрепа, разбирателство и екипен дух. Макар и да сме в непрестанна комуникация ежедневно, рядко имаме възможността да се видим „на живо“, но когато това се случи, около веднъж годишно, използваме максимално времето прекарано заедно, за да се сплотим още повече като екип. 

С какви екипи /колеги работиш и комуникираш най-често?

Ролята на Мениджър Ресурси предполага комуникация с практически всички отдели и колеги в компанията не само в България, но и в цяла Европа. Най-интензивна е комуникацията ми с останалите Мениджъри ресурси от екипа ми, тя тече постоянно, както и с екипите и консултантите, за които съм отговорна – немският ни клон и европейските Azure и Testing екипи. В допълнение към това, ежедневно комуникирам на 3 езика с колеги от отдел Продажби, които трябва да ме държат в течение за новите проекти, които очакваме, с Ръководители на проекти и техните екипи за проследяване на прогреса в проекта и нуждата от допълнителни консултанти, с Човешки ресурси относно необходимостта от набиране на нови кадри, със самите консултанти, с директните им мениджъри, Lifetime Services екипa ни и Мениджърите доставка на услуги (SDM), с лидерския екип на Hitachi Solutions– директори и вице президенти, за предоставяне на отчети. В по-малка степен комуникирам с Финансовия отдел, счетоводителите ни, Project Operations колегите и Alliance екипа ни.

Какви са твоите задачи и отговорности?

В ежедневен аспект ролята изисква доста административна работа – одобряване на отпуски, следене на заетост, актуализиране на планове за проекти в системата на Ресурсинг, следене на запитванията за консултанти, отворените роли в проектите, изготвяне на отчети, анализ на отработени часове, и т.н.

В по-общ план основна моя задача е следене на текущите и потенциалните нови проекти, отворените роли по тях, анализ на необходимите умения за всяка роля и планирането на точния колега за нея. Моя отговорност е да следя периода на заетост на всеки консултант, кога се освобождава и каква е следващата позиция за него, както и да работя за повишаване на неговата заетост.

Важна част от моите отговорности включва осигуряване на подкрепа на консултантите в тяхното кариерно израстване и професионално развитие, като ги планирам за работа на позиции, съобразени с текущото търсене, които да им дават възможност да учат и да се развиват в желаната от тях насока.

Не по-малка важна задача е да поддържам редовен контакт с консултантите, кариерните им ментори и преките им мениджъри, за да мога да съм информирана за желаната посока на развитие на всеки колега, за специфичните умения и опит, които притежава, както и за цялостният начин, по който се чувства на сегашната си позиция в проект – как се справя със задачите си, дали е удовлетворен от работата. На базата на тази информация понякога се налага да вземем решение за смяна на консултант в един проект, в името на успеха както на проекта, така и на самия консултант.

Какви технологии използваш?

Използвам всичко налично. 😊

Работя основно със специално разработена за нуждите на екипа ни от наши колеги в Hitachi Solutions система за планиране и резервиране на ресурси (консултанти). Тя, както и решенията, които предлагаме на клиентите си, е базирана върху Microsoft технологии. В допълнение, ежедневно използвам различни модули на вътрешни системи, базирани на Dynamics 365 за проверка на предварителни сделки, цени и разходи за ресурси, следене на отпуски, кодове на проекти, отработени часове и т.н. Активно използвам PowerBI за проследяване и анализ на данни – например реално отработени спрямо планирани часове за даден консултант. Всичко от Office 365 пакета също използвам ежедневно – Microsoft Teams и Outlook за комуникация и срещи, Excel, Word, PowerPoint, OneNote и т.н.

Какви умения, качества и опит са необходими за тази роля?

В общи линии – от всичко по малко, но на първо място и най-важно – трябва да обичаш хората и общуването с тях, защото 99% от работния ден на Мениджъра ресурси преминава в разговори и срещи. Важно е да си емпатичен, да можеш да се поставяш в обувките на другия и да разбереш неговата гледна точка. Познаването на технологиите, с които нашите консултанти работят помага, но не е задължително условие при старта, защото така или иначе в ежедневието неусетно научаваш основните неща и кой в какво е добър.

Изключително важно е да си организиран и подреден и да приоритизираш задачите си. Нужна е креативност, защото често най-доброто решение не е най-очевидното. Спокойствие и хладнокръвие – стресът не е малък и е неизбежен и умението да балансираш с него е ключово. И не на последно място – търпение, гъвкавост и умение за работа в екип – ресурсингът е отборен спорт.

Необходимо ли е да си изкарал предварително някакви квалификации, сертификати, за да работиш тази роля?

Няма училище за Мениджъри ресурси, но всеки сертификат помага в нашата професия, няма излишно знание. Предишният ми опит като Ръководител проекти и притежаваният от мен сертификат PMP ми дават различен поглед към професията ми и по-задълбочено разбиране към работата на консултантите и  ръководителите проекти, цикълът на един проект, неговата подготовка и планиране и предизвикателствата, с които екипите се срещат. Всякакъв тип сертификат или завършен курс в техническа насока би бил от полза, защото ще допринесе за по-добро разбиране на технологиите, с които работят консултантите и до по-лесното идентифициране на подходящи за тях роли в проектите. Квалификация в областта на т.нар „меки умения“, а защо не и психология също би била много полезна за ролята.

Какви са твоите предизвикателства в работата?

Работата на Мениджър ресурси е тясно обвързана и взаимозависима с работата на други екипи в компанията – Продажби, Човешки ресурси, Ръководители проекти и др. От тази гледна точка всяко неспазване на вътрешните процеси и срокове за работа от някой по веригата води до забавяне в работата на останалите.

Друго предизвикателство е човешкият фактор – работата с хора е изискваща и трябва да съумееш да балансираш сред различните характери на хората, с които работиш, да адаптираш подхода си на общуване към всеки.

Да жонглираш със задачите си и да успееш да отделиш време на всеки понякога може да е трудно, но тук на помощ идват умението за баланс и за планиране.

Основното предизвикателство в нашата работа все пак са двете крайности – когато има много проекти и липса на достатъчно свободни консултанти, които да ги изпълнят или обратното – голям брой свободни консултанти, за които в момента няма подходящи позиции и те са на „резервната скамейка“ Ако в първия вариант трудността идва от напасването на дати кога някой би могъл да се освободи, менажиране на очакванията на ръководителите проекти и клиентите относно реалистични срокове и много прилича на редене на пъзел, в който последното парче е скрито под дивана,  то при втората крайност на преден план излиза запазването на морала на консултантите, справянето с чувството им за несигурност и неудовлетворение чрез работата с тях насочена към преквалификация според търсенето, включване в различни обучения или вътрешни проекти за подобряване на собствените ни системи.

Какво е твоето удовлетворение в работата?

Когато консултантите ми са щастливи съм щастлива и аз! Те са най-важни за мен като Мениджър ресурси и голямо удовлетворение ми носи да виждам техните успехи и израстване и да чувам положителна обратна връзка за тях. Щастлива съм, когато съм успяла да допринеса за това. Удовлетворение чувствам когато виждам резултат от усилията си, когато успея да разреша заплетена ситуация или да намеря идеалната роля за консултант, който дълго време не имал работа. И разбира се от общуването с толкова много интересни, ведри и амбициозни хора, създадените приятелства и времето прекарано заедно!

Какъв съвет би дала на хората, които обмислят кандидатстване при нас за ролята Resourcing Manager?  

Не се колебайте да станете част от Hitachi Solutions! Ако обичате да общувате, не харесвате скуката и сте готови за ново предизвикателство всеки ден, умеете да планирате, но винаги имате и план Б, не се страхувате да излизате от комфортната си зона и имате желание да се учите и развивате – очакваме ви!